5 tips när du ska använda Microsoft Teams
Ingen har väl undgått att Microsoft Teams är den främsta kommunikationsplattformen för intern och extern kommunikation. Men verktyget är dessutom en utomordentlig plattform för att skapa gemensamma arbetsytor, samla projektprocesser eller varför inte för semesterplanering? Teams är verktyget för er som vill ha en och samma plattform som hela verksamheten kan utgå ifrån. Men hur kommer man igång och vilka tips finns att tillgå för att utnyttja verktyget till fullo? Vi listar 5 tips när du ska använda Microsoft Teams!
Bygg inte hela strukturen på en gång
Teams bygger på olika samarbetsgrupper, det vill säga olika teams. Varje team har sin tur olika kanaler eller samarbetsytor. Till exempel kan ett Team du kallar ”försäljning” ha kanalerna ”Julkampanj” eller ”nya produkter”, och så vidare. När du börjar använda Teams finns det ingen anledning att lägga till alla möjliga tänkbara team och kanaler, utan välj istället de team som är viktigast och som du vet att du kommer använda. När dina team är uppsatta kan du därefter lägga till kanaler efter hand. Kanaler är aktiva samarbetsytor som skapas efter det behov av samarbete som finns. Alltså, lägg inte upp en massa kanaler om ni inte planerar att använda dem direkt. Risken finns då att det endast skapar oreda.
Utnyttja flikarna i de olika kanalerna
I varje kanal finns möjlighet att använda olika flikar. Här är ett axplock av olika flikar med beskrivning på vad du kan använda dem till:
Inlägg
Hemfliken, som kallas ”Inlägg” är där du kommunicerar med alla medlemmarna i kanalen via publicering av inlägg.
Filer
Som default finns även fliken ”filer”. Där laddar du upp aktuella filer som blir redigerbara direkt i Teams:
OneNote
Utöver det kan du lägga till andra flikar som är användbara för den valda kanalen. Till exempel kan OneNote vara ett bra alternativ för längre anteckningar som inte passar i konversationsfliken.
Wiki
En annan mycket användbar flik att lägga till är ”wiki”. Vilket är en anteckningsyta som du kan dela upp i olika sidor. Ett exempel på ett användningsområde för en sådan flik skulle kunna vara om du har en kanal som behandlar personalfrågor. Då kan du exempelvis lägga till en sida i wiki med information till nyanställda.
Planner
Planner är ett planeringsverktyg som ingår i Microsoft 365. Perfekt för projektplanering eller grupparbeten! I Planner kan du skapa olika så kallade ”buckets” som man också skulle kunna kalla för kategorier. I dessa buckets kan man lägga in tidsbaserade uppgifter, dela filer, skriva kommentarer och tilldela uppgifter till olika personer. I en uppgift kan du sedan lägga till deluppgifter i form av checklistor. Ett sätt att se till att allt hanteras på rätt sätt och med rätt timing helt enkelt.
Vill du få senaste nytt om Microsoft Teams?
Registrera dig för vårt nyhetsbrev så får du alltid information om nya funktioner!
Tasks
Tasks är ytterligare ett planeringsverktyg som ser till att du håller ordning på alla dina to do's. Det är ett perfekt komplement till Planner då dessa kan synkas med varandra. De uppgifter som ligger i Planner på dig kommer alltså att synas i en "att göra lista" i din Tasks. Här kan du dessutom skapa egna "att göra-uppgifter, samt tilldela andra personer i ditt team. Smidigt verktyg för dig som gillar checklistor och att hålla ordning på allt som ligger i pipen.
Övrigt
Utöver de flikar som finns som standard för Teams kan du även lägga till flikar med kopplingar till andra applikationer, även från tredje part.
Begränsa inte mer än nödvändigt
Som ägare till ett Team kan du ställa in vilka rättigheter användarna ska ha, utöver det kan din Office 365 administratör begränsa rättigheter i Teams både på användarnivå och organisationsnivå. Det kan vara klokt att begränsa vissa rättigheter så som att medlemmar av ett Team inte ska kunna radera innehåll helt och hållet. Däremot bör man inte begränsa mer än nödvändigt. Teams bygger på en levande struktur där användarna ska kunna skapa de kanaler de behöver för att samarbeta i grupper (utan att behöva fråga en administratör varje gång). Tar man bort den möjligheten blir inte samarbetsytorna lika levande.
Följ inte allt
För att få notiser om när något nytt har hänt i en kanal måste du följa den kanalen (och ha dina inställningar på det viset). Följ de kanaler du är aktiv inom och låt resten vara. Det finns ingen anledning att du ska få notiser om information som inte rör dig, risken blir annars att du får för mycket information och istället missar det som är viktigt. Dessutom, vill någon inkludera dig i en konversation i en kanal du inte följer kan den personen tagga dig (förutsatt att du är med i det Teamet kanalen tillhör).
Vi hjälper er med Microsoft Teams
Ovan gav vi våra främsta 5 tips när du ska använda Microsoft Teams, men det finns oändliga möjligheter i verktyget. Microsoft Teams är skapad på detta sätt att du som användare och ni som företag sätter gränserna i vilket omfattning och på vilket sätt som ni vill nyttja verktyget.
- Modern Work En allt-i-ett licens för er som vill få arbeta molnbaserat och säkert inkl. support
- IT-support (Helpdesk)