Ett nytt arbetsklimat – Hur ställer ni om?
Med det nya digitala arbetsklimatet har även våra förutsättningar för att arbeta on site och remote förändrats. Fler använder flexibiliteten att kunna välja att arbeta hemifrån, andra vill vara på plats. Oavsett hur ni kommer att arbeta kan det vara bra att se över både kontorets miljöer, tekniken och arbetsverktyg inför hösten. H är våra tips för digitala möten. 
För er som går tillbaka
Hur ser kontorsmiljöerna ut? Fundera över om ni behöver möblera om för att skapa mer plats kring skrivbord och arbetsytor. Hur ser gemensamma samlingsplatser ut som konferensrum, receptioner och lunchlokaler – kan ni anpassa miljöerna för att fortsätta hålla avstånd?
Ytor och rum att ta enskilda digitala möten? Även tillbaka på kontoret kommer medarbetare att ha digitala möten och då behövs utrymme att genomföra detta på en ostörd plats.
Trångt vid kaffemaskinen? Kaffepauserna är många och en naturlig plats att mötas. Se till att ni skapar utrymme för att kunna hålla distansen även under kafferepet.
Kontorsmiljöer
- Brusreducerande rum
- Konferensrum
- Enskilda och gemensamma möten
- Mer utrymme på gemensamma ytor som kaffemaskinen, vid skrivaren och skrivborden
Vill du har tips om digitala möten? Ladda ner vår checklista "Digitalt möte - så förbereder ni er".
Tekniken på kontoret
Vi fick det att fungera med digitala möten hemifrån, men finns samma förutsättningar även på arbetsplatsen?
Har ni ett nätverk som klarar belastningen av digitala möten? Vid fler människor på samma plats krävs det även mer av nätverket för att klara av mängden trafik och uppkopplingar samtidigt. Se till att testa att ert nätverk fungerar väl även vid hög belastning.
Vet du vilka scenarion som skulle kunna inträffa som stör ett digitalt möte? Och vad du i så fall gör för att åtgärda problemet? Har ni en support som kan hjälpa er? Se till att vara förberedd på det oförutsägbara för att ge ett proffsigt och seriöst intryck på dina mötesdeltagare. För att förbereda dig innan kan det vara bra att ha en checklista att gå efter.
Större möten i konferensrum? Se till att era gemensamma utrymmen är utrustade med teknik som fungerar vid större mötesdeltagande. Kanske sitter en del medarbetare fortfarande hemma medan andra sitter gemensamt på kontoret.
Med tiden kommer även högre krav på tekniken. Nu har vi ställt om och även om vi till en början bara var glada om digitala möten kunde genomföras så har vi med tiden utvecklat högre krav på ljud, video och uppkoppling. Leverantörer som Google och Microsoft har skjutit ut funktioner titt som tätt för att möta dessa krav i form av funktioner, men lika viktigt är det att ni som företag gör er del i att ha de tekniska förutsättningarna för att genomföra ett professionellt och kvalitativt digitalt möte. Detta kan exempelvis vara att se över er nätverksuppkoppling, prestanda på hårdvara eller fiberanslutning.
För er som fortsätter arbeta hemifrån
Om distansarbete fortsätter att vara er vardag kanske det är dags att utvärdera de digitala verktyg ni använder och hur ni använder dom.
Finns alla de funktioner och integrationer för att ni ska kunna samarbeta sömnlöst inom och utanför företaget? Användandet av verktyg för digitala möten som Zoom, Skype, Google Hangouts och Microsoft Teams har fullkomligt exploderat under våren 2020.
Använder ni era digitala verktyg till fullo? Vi ställde om, och det var snabbt, vilket för många kanske innebar att man ”bara fick det att funka” tills vidare. Men om vi nu ska fortsätta arbeta på detta sätt i framtiden, varför inte skapa de digitala förutsättningarna som gör att vi på ett smidigt sätt kan arbeta från olika platser.
En plattform för all kommunikation, samarbete i filer och digitala möten? Ja du läste rätt – allt detta kan du få i Microsofts verktyg Teams. Tänk vad enkelt att kunna arbeta i ett fönster istället för 14, och samla allt på ett och samma ställe för att säkerställa att alla involverade fått information och är up to date med vad som gäller?
Extra tips! I Microsoft Teams finns mängder med integrationer, och ett som kan komma till hands om man till hösten ska successivt komma tillbaka till kontoret – Gör ett publicerat schema för när medarbetare är på plats, direkt i Teams.
Behöver ni hjälp att ställa om?
Vi kan hjälpa er att digitalisera er verksamhet både tekniskt och praktiskt. Vi guidar er hur ni ska dela och lagra filer på rätt sätt, hur ni arbetar och samarbetar i Microsoft Teams och vi erbjuder supporttjänster så att era medarbetare kan få den hjälp de behöver, när dom behöver det. Vill ni även ha ett extra säkerhetsnät kring er företagsdata som försäkrar era medarbetare att de arbetar tryggt och säkert erbjuder vi även detta.